Una de las preguntas que más se repiten en las asesorías suele ser la de ¿cómo gestionar los invitados de tu boda sin quedar mal con nadie? 

Así que,  mientras preparábamos y organizábamos los invitados a uno de los conciertos de fin de gira de Amaral en el Wizink Center, se me ocurrió escribir este artículo. 

Aunque os parezca imposible, da igual que sea un concierto en un gran recinto, que una boda en un espacio más reducido. Aquí te dejo 5 tips que pueden ayudarte a organizar los invitados de tu boda. 

Listado inicial de los invitados de tu boda

Quizás esta sea la parte más fácil, pero una de las que más tiempo os va a llevar. Lo mejor es que cada miembro de la pareja escriba en una (o varias) hojas todas aquellas personas que por gusto o por compromiso crea que deban asistir a la boda. Aquí debéis incluir a toda la familia, amigos, compañeros de trabajo, compromisos… No es tarea fácil, porque no suele salir el listado completo a la primera. Es posible que de camino al trabajo, te acuerdes de ese compañero o compañera que os invitó a su boda, así que os recomiendo que tengáis a mano una nota en el móvil donde podáis ir añadiendo aquellos que se os han olvidado de primeras. Es posible que os lleve varios días.

Criba

Cuando veáis que no se os ocurre ningún invitado más, llega uno de los momentos complicados de este paso, que es hacer la criba. Preparad un día tranquilo, donde tanto tú y tu pareja podáis poner en común el listado completo. Tened en cuenta que cada invitado supondrá un porcentaje del presupuesto. Así que, haceos varias preguntas: Esa persona ¿es importante en vuestra vida? ¿Os apenaría que no estuviera ese día? ¿Tenéis relación habitual con él o ella? Si en el último año no habéis tenido relación con esa persona, no se sentirá ofendido si no la invitáis. ¿Queréis que asistan los hijos de los invitados o invitadas? Y los solteros o solteras, ¿contamos con un +1? Sed implacables, vuestro presupuesto depende de este listado.

Podéis tener un listado de ‘suplentes’ por si hay bajas de última hora, ya que si habéis confirmado con el catering el número definitivo de asistentes, os van a cobrar ese cubierto, aunque se quede desierto.

Invitaciones 

Aquí debéis decidir si queréis invitaciones electrónicas, invitaciones tradicionales o una combinación de ambas. Es posible que por el rango de edades de los asistentes, lo mejor sea una combinación de ambas.

Podéis diseñar una invitación digital que tenga, además de la información importante, un código QR a una web donde se pueda confirmar la asistencia. Esto será súper útil para la gente que esté más familiarizada con la tecnología. Para los más mayores, podéis hacer una tirada más reducida de invitaciones en papel y mandarla por correo o entregarla en persona.

Si creéis que puede haber alguien que se ofenda, explicadle los motivos, si lo decís de forma amable, lo debe entender. Sino, un motivo más que refuerza vuestra decisión.

Seating plan

Aquí está la madre del cordero de esta parte de la organización de vuestra boda. Si hacer el listado definitivo os parece una tarea complicada, preparaos porque llega el momento de elegir dónde colocar a cada invitado o invitada. 

Debéis saber qué tamaño y forma tienen y cuantos comensales podéis asignar a cada mesa. Así sacaréis el número aproximado de mesas que vais a usar. Ojo, ¡os tienen que entrar en el espacio donde vais a celebrar la comida o cena!. Si no tenéis claro como elegir el sitio, os invito que leáis el artículo ‘cómo elegir el lugar perfecto para celebrar una boda legendaria’.

También es recomendable que dividáis los invitados por colores, por ejemplo: familiares mayores, familiares jóvenes, amigos íntimos, compañeros de trabajo, amigos no tan íntimos… 

De nuevo puedes optar por trabajar en digital o en papel, pero en ambos casos, debéis dibujar el espacio con las mesas distribuidas. Podéis hacer una primera asignación utilizando estos colores. Ahora viene la reestructuración, ya que es el momento de tener en cuenta cosas como la relación entre las personas asignadas a cada mesa o su situación (una embarazada puede agradecer estar relativamente cerca del baño o una persona mayor un poco más alejada de la música).

El seating plan es el mapa resultante de todo este trabajo. Un listado de mesas y sus ocupantes para que resulte sencillo encontrar dónde va cada persona. Puede ser tan original como queráis, y es aconsejable que tenga que ver con la temática elegida para vuestra boda. 

Sitting o marcasitios

Este paso está chupado una vez tengas el seating plan. Y no es ni más ni menos que colocar a cada persona asignada a cada mesa en su sitio. Lo habitual es colocar a las personas que más os importen de frente a vosotros, para que no se pierdan ningún momento importante. Con el nombre en cada sitio, tendréis a todos donde queréis que estén.

Como veis no es fácil hacer esto, pero es vital para avanzar con la organización de vuestra boda. Nosotros tardamos cerca de 8 horas en asignar unos 800 invitados. Mirando cuál era el mejor sitio para cada persona y ¡estamos acostumbrados a esa tarea!.

Si tienes dudas, ¿Qué te parece si nos tomamos un café y me cuentas cuáles son?