No creo que sea la primera en decirte esta frase, tampoco seré la última, pero habrá quien te diga que las fotos o el video te las puede hacer el primo con su nuevo iPhone recién salido de Cupertino, pero mi consejo es que huyas como alma que lleva el diablo. Así que darling, contrata a proveedores profesionales siempre, sin pensártelo y sin dudar.

Y es que si decides no hacerlo, probablemente tengas problemas. Y como sé que no quieres que esto suceda en tu boda, y yo tampoco, aquí te dejo algunos consejos para que los tengas en cuenta en tu búsqueda de los proveedores:

Portfolio

Echa un ojo a otros trabajos que hayan hecho para ver si están en tu mood. Pero tranquila, es posible que no tengan portfolio bien porque no lo tengan publicado o porque sea un proveedor relativamente joven. Que esto último no te quite el sueño, no por ser joven tiene por qué no ser bueno, y tendrás más margen para poder negociar un poco el precio. Si este es el caso, averigua las bases de ese proveedor. Puede que lleve años trabajando en el mismo sector, peor para un tercero y haya decidido emprender. 

Presupuestos

Mi recomendación es que después de la búsqueda, no te quedes solo con uno, pide al menos 3 presupuestos y disponibilidad y comprométete a responder en un plazo máximo. A nadie le gusta preparar un presupuesto para recibir el sonido del viento pasar como respuesta. Hazme caso, quedarás genial si lo haces. Nunca sabes cuando puedes necesitarlos… aniversarios, bautizos, recomendaciones a otras personas. Una vez tengas esos 3 presupuestos estúdialos bien. Lee la letra pequeña, valora lo que te han enseñado, el feeling que has tenido con ellos, la calidad de su producto o servicio y por supuesto el precio. Recuerda esto: a veces lo barato sale caro.

Contratos

Un must. ¿Por qué? En el contrato vas a establecer todos y cada uno de los términos del trabajo que se va a realizar. Desde cosas simples como fecha, duración del servicio y lugar, hasta cosas más complejas como el servicio en detalle, términos de pago, qué ocurre si una de las partes incumple el acuerdo, documentación que es necesaria, etc.

Facturas

Siempre, siempre, siempre, y por si te queda alguna duda SIEMPRE pide factura. Primero porque es la prueba de que el trabajo se ha realizado y si tienes que reclamar algo tienes esa factura (junto al contrato) para poder presentarlo ante un juez si la sangre llega al río. Segundo porque no deberías fiarte de alguien que prefiere hacer las cosas sin contrato ni factura. No es nada profesional. Huye de ellos. Además, si tienes una inspección de Hacienda, que es raro, pero suele pasar, más vale que puedas justificar cualquier pago.

Planning

Esto es importantísimo que lo envíes a todos los proveedores. No es necesario que compartas toda la información con todos los proveedores, pero es super útil que todos sepan cierta información. Por ejemplo, a qué horas deben comenzar, cómo llegar al sitio elegido, con qué otros proveedores van a compartir espacio de montaje, recursos de los que disponen, como puede ser maquinaria o personal auxiliar, y cualquier detalle que consideres importante para el buen desarrollo del día.

Contactos

Ten a mano los teléfonos móviles de todos y cada uno de los proveedores, y si por ejemplo viene un transportista para entregar el material que tiene que montar, yo que tú, intentaría pedir también ese teléfono. Yo prefiero citar con un margen prudencial, y teniendo en cuenta rutas y posibles atascos. Obviamente no puedes predecir el futuro y siempre puede haber complicaciones de última hora, por eso es tan importante tener márgenes de contingencia.

Ejecución

Desde que entra el primer proveedor al espacio vas a tener que estar pendiente de todo lo que hacen y cómo lo hacen. Ten especial cuidado con estropear suelos, paredes, o cualquier elemento si es un sitio protegido y si no lo es, ten el mismo cuidado. Puede ser que te toque pagar el pato si un camión del proveedor de mobiliario, por ejemplo, roza una pared. El recinto te va a pasar un cargo por desperfectos que tendrás que pagar y luego reclamar al proveedor (y obviamente tendrás que demostrar que ha sido él y no otro). Normalmente los buenos profesionales llevarán cuidado, pero ‘shit happens’ y puede haber un accidente. 

Cuidados al proveedor

Que no se te olvide que detrás de cada servicio hay personas trabajando una cantidad ingente de horas. Cuídalos un poco y ellos cuidarán de tu boda y de ti. Da igual que no los contrates tú, porque sean proveedores directos del venue que has elegido. Por cierto, te dejo aquí un enlace sobre cómo elegir el lugar perfecto, por si aún no lo tienes. Volviendo a lo que estaba comentándote, no te cuesta nada preguntarles si han bebido agua, o si necesitan alguna cosa. Por supuesto, si van a estar muchas horas, asegúrate de que están hidratados, tienen cafeína a mano, un sitio para hacer pequeños descansos y comida que los alimente y les dé energía para aguantar todo el tiempo. Hace poco una proveedora me contó que en unas 18 horas había comida únicamente un sandwich de una máquina de vending y casi me da un parraque. Esto es totalmente inadmisible. Si tú quieres que demuestren profesionalidad, primero demuestra tú la tuya, un poquito de empatía y humanidad.

Y podría seguir un buen rato más hablándote sobre los proveedores, pero creo que con esto ya tienes suficiente información que procesar… Como puedes ver, hay que estar pendiente de mil y una cosas diferentes. Igual no es la mejor idea pringar a un familiar, amigo o amiga, porque no es profesional y no podrá estar pendiente de todo en todo momento y encima ser parte de la celebración. Así que, considera a tu Wedding Planner (guiño, guiño) como uno de los proveedores que más quebraderos te va a quitar de encima, más tiempo te va a ahorrar en la búsqueda y negociación con los proveedores, y sabrá perfectamente qué está ocurriendo en cada momento. 

Si tienes dudas, ¿Qué te parece si nos tomamos un café y me cuentas cuáles son?